Décret n°2015-1325, 21 oct. 2015, JO 23 oct.
L’article 42–1 de la loi du 10 juillet 1965 créé par la loi ALUR du 24 mars 2014 dispose : « les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. » Le décret du 21 octobre 2015 vient en préciser les modalités.
En premier lieu, le décret supprime la télécopie de la liste des procédés admis car celui-ci ne permettait pas de façon certaine de prouver la réception du document.
En second lieu, la dématérialisation des notifications et des mises en demeure nécessite un accord exprès des copropriétaires et implique que la liste des membres du syndicat favorables à l’envoi par courriel comporte l’indication de leurs adresses électroniques. L’option pour l’envoi électronique peut intervenir en assemblée générale des copropriétaires ; elle est alors consignée dans le procès-verbal. Elle peut également intervenir hors assemblée, le copropriétaire devant alors se manifester en adressant au syndic une lettre recommandée avec avis de réception ou une lettre recommandée électronique. Le syndic doit alors enregistrer cette option à la date de réception de la lettre et il l’inscrit sur le registre des procès-verbaux.
Le ou les copropriétaires qui ont opté pour l’envoi électronique pourront à tout moment et selon les mêmes formes, décider d’y mettre fin.
Enfin, on retiendra que pour être valable, un courrier électronique doit être acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier celui-ci, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.